Document Controller

CHI SIAMO

AGAP2 è un gruppo europeo di consulenza ingegneristica e operativa facente parte del Gruppo MoOngy.

Presente in 14 paesi europei con oltre 8.500 dipendenti, abbiamo aperto, da sei anni, la prima sede italiana a Milano e, vista la continua crescita, stiamo rafforzando e ampliando il nostro team con persone che condividano gli stessi valori della nostra società: AMBIZIONE, SORRISO, DINAMISMO, VOGLIA DI METTERSI IN GIOCO, il tutto in una realtà in continua evoluzione, nella quale le relazioni umane sono sempre al primo posto.

IL TUO RUOLO

Siamo alla ricerca di un Document Controller con 5 anni di esperienza per un importante nostro partner a Ferrara in modalità ibrida.

Il controllore dei documenti sarà responsabile del mantenimento, dell'organizzazione e della gestione di tutti i documenti del progetto per garantire che siano facilmente accessibili, registrati accuratamente e archiviati in modo sicuro. Ciò include la gestione della documentazione sia elettronica che cartacea e la garanzia della conformità ai requisiti normativi e alle politiche aziendali.

Responsabilità chiave:

• Gestione dei documenti: ricevere, rivedere ed elaborare i documenti in entrata, assicurandosi che soddisfino gli standard aziendali e siano adeguatamente registrati e archiviati.
• Conservazione dei registri: mantenere e aggiornare database, registri e registri di controllo dei documenti.
• Garanzia di qualità: garantire che tutta la documentazione sia accurata, aggiornata e soddisfi gli standard aziendali e normativi.
• Distribuzione: distribuire i documenti alle parti interessate pertinenti e garantire la conferma di ricezione.
• Controllo degli accessi: gestisci le autorizzazioni e l'accesso ai documenti, garantendo che solo il personale autorizzato possa visualizzarli o modificarli.
• Archiviazione: archivia i documenti inattivi in ​​conformità con le politiche aziendali e i requisiti normativi.
• Supporto: fornire supporto durante gli audit e i controlli di conformità recuperando e fornendo la documentazione richiesta.
• Collaborazione: lavorare a stretto contatto con project manager, ingegneri e altre parti interessate per garantire un flusso regolare di documenti e una distribuzione tempestiva.
• Formazione: formare e supportare il personale sui processi e sui sistemi di controllo dei documenti.

Titoli di studio:

• Titolo di studio: diploma di scuola superiore o titolo equivalente; Preferibile laurea in economia aziendale, gestione delle informazioni o settore correlato.
• Esperienza: minimo 5 anni di esperienza nel controllo dei documenti o in un campo correlato.

Competenze:

• Forti capacità organizzative e attenzione ai dettagli.
• Eccellenti capacità di comunicazione, sia scritta che verbale.
• Ottima conoscenza dei software di gestione documentale e della suite Microsoft Office.
• Capacità di gestire informazioni riservate con discrezione.
• Conoscenza degli standard e delle normative di settore relativi al controllo dei documenti.
• Certificazioni: la certificazione del controllo dei documenti (ad esempio ISO, EDMS) è un vantaggio.
• Attenzione ai dettagli: garantisce accuratezza nella documentazione e nella gestione dei dati.
• Capacità organizzative: gestisce il tempo e le risorse in modo efficace.
• Risoluzione dei problemi: identifica e risolve tempestivamente i problemi.
• Lavoro di squadra: lavora bene con gli altri e promuove un ambiente collaborativo.
• Adattabilità: si adatta in modo efficiente ai cambiamenti nei processi e nei sistemi.