Gestión documental presentacion
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Este documento describe los principales aspectos de la gestión documental, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Explica los objetivos de resaltar la importancia de los documentos, apoyar decisiones administrativas y controlar procesos. También describe los tipos de documentos, actividades de cada etapa y criterios para organizar archivos.
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- 2. GESTIÓN DOCUMENTAL Producción Recepción Distribución Trámite Organización Consulta Conservación Disposición Final
- 3. OBJETIVOS Resaltar la importancia de los documentos y archivos Apoyo a decisiones administrativas Control y garantía de los procesos
- 4. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Reproducción de documentos de las instituciones en cumplimientos de sus funciones
- 5. Tipos de documentos Documentos tradicionales: soporte en papel, ejemplo: correspondencia archivada en carpetas o AZ Documentos digitalizados: Representación electrónica de la información, ejemplo: escáner de correspondencia y fotografías Documentos electrónicos: soporte magnético y óptico, se separa del soporte, software y hardware para su consulta
- 6. Actividades Medios y técnicas de producción Selección de soportes Calidad y tipo de soportes Diligenciamiento de formularios Dependencias productoras
- 7. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificación y control para la admisión de los documentos
- 8. Medios Mensajería o correo tradicional Fax Correo electrónico
- 9. Pasos de recepción documental Verificación _Medio _Revisar que estén completos _Coincidir con la Planilla de registro _Competentes a la entidad Radicación _Número consecutivo _Fecha y hora _Destinatario _Planilla de radicación y control Registro _Ingresar datos al sistema _Remitente _Tiempo de respuesta
- 10. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su destinatario Medios de distribución Documentos internos Documentos externos _ Dependencia _Destinatarios _Enrutamiento _Clasificación _Registro de control de _Enrutamiento entrega de documentos
- 11. TRÁMITE DE DOCUMENTOS Respuesta a una solicitud o requerimiento Recepción de solicitud o trámite Planilla de control y ruta del trámite Tiempo de respuesta, identificación del trámite Respuesta Análisis y compilación de información Proyección y preparación de respuesta
- 12. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de acciones orientadas a la clasificación y ordenación de los documentos Clasificación Ordenación _Establece clases o grupos de documentos _Une y relaciona las clases o grupos _Fondos, secciones, series _Alfabética, ordinal, mixta
- 13. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Archivo de gestión Doc. activa Archivo central Doc. Semi-activa Archivo histórico Doc. inactiva Valores Valores primarios secundarios _Administrativo _ Histórico _Legal CICLO VITAL _ Cultural _Fiscal DEL DOCUMENTO _Investigativo _Contable _Científico _Técnico
- 14. CONSULTA DE DOCUMENTOS Recepciona la solicitud escrita o verbal del cliente interno o externo Consulta _Buscar documento _Entrega al usuario para consulta _Se guarda la documentación Préstamo _Buscar documento _Entrega al usuario _Condiciones de préstamo _Formato de préstamo _Diligenciar formato “afuera” _Guardar documentos y formatos
- 15. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de medidas preventivas o correctivas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos
- 16. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación permanente o a su eliminación _Conservación total del documento _Selección del documento _Eliminación del documento _Digitalización temporal,