Co způsobuje selhání IT organizací? Často je to přijetí toho, co je popsáno jako „osvědčené postupy v odvětví“ lidmi, kteří by měli mít dobré znalosti, ale nemají, pravděpodobně proto, že tuto práci nemuseli nikdy dělat.
Roste letos vaše mzda?
Mnoho z těchto rad působí při pohledu z 10 a více kilometrů věrohodně: od zavádění interních zákazníků přes implementaci zpětného zúčtování až po trvání na návratnosti investic. Dostaňte se však pod povrch a začnete zjišťovat, že tyto spolehlivé recepty na úspěch IT jsou často naopak recepty na neúspěch.
1. Řekněte všem, že jsou vaši zákazníci
Chcete selhat? Zajistěte, aby každý v IT řekl všem mimo IT: „Jste můj zákazník. Mým úkolem je překonat vaše očekávání“ (nebo v horším případě „udělat vám radost“).
Zaměstnanci mimo IT nejsou zákazníky IT. Jsou to kolegové IT, se kterými IT spolupracuje jako rovný s rovným, pokud má dojít k něčemu dobrému pro společnost jako celek.
S tím, jak se „digitální“ stalo hlavním proudem, informační technologie se staly všudypřítomnými a jsou součástí téměř každého koutu společnosti. To je důvod, proč důvtipní obchodní lídři ztratili trpělivost s celou metaforou interního zákazníka. Zjistili, že IT organizace je nedílnou součástí podnikání stejně jako samotné informační technologie jsou nedílnou součástí produktů a služeb společnosti.
2. Vytvořte SLA a zacházejte s nimi jako se smlouvami
Chcete napáchat nějakou škodu? Vytvořte formální smlouvy o úrovni služeb, trvejte na tom, aby je vaši „interní zákazníci“ podepsali, a zacházejte s těmito smlouvami SLA jako s kontrakty.
A pokud opravdu chcete, aby IT selhalo, hádejte se o tom, že jste splnili své smlouvy SLA pokaždé, když „interní zákazník“ (už je tu to slovo znovu) naznačí, že IT nedělá to, co potřebuje. Je to skvělý způsob, jak [ve společnosti] udržet chladné vztahy.
Video ke kávě
Máte čas na rychlé a informativní video?
Jo, a pokud IT nedodrželo své SLA, co má dělat jeho „interní zákazník“. Žalovat ho?
Pokud dáváte přednost úspěchu, pak si budete pamatovat, že vztahy vyžadují důvěru, že důvěra nenastane, pokud neuznáte kolegy jako skutečné lidi, že pokud vás mají rádi, budou s vámi spolupracovat na nápravě toho, co se pokazí, a že účelem smluv není definovat vztahy – je to vysvětlit, co se stane, když neexistuje žádná důvěra a něco se vážně pokazí.
Jo, a mimochodem, po COVIDu se obrovské části pracovní síly staly virtuálními, což zase znamená, že obrovské části pracovní síly závisí na komerčních ISP na spotřebitelské úrovni, co se týče jejich síťové infrastruktury.
Což zase znamená, že mnoho SLA v IT již není nic, co by IT oddělení mohlo ovlivnit, natož kontrolovat.
3. Zaveďte zpětná zúčtování
Toto je skvělý způsob, jak odradit od používání informačních technologií: zavedení zpětných zúčtování. Máte dvě alternativy. První pečlivě popisuje každý typ nákladů, které vynaložilo každé nákladové středisko, od cyklů CPU, přes úložiště SAN a NAS (samozřejmě odděleně), přes hodiny vývojářů až po hovory na helpdesk účtované v 10minutových krocích.
Nic nepodpoří spolupráci jako dohadování se o přesnosti účtů, které určují, která firemní kapsa by měla držet peníze.
Druhý typ zpětného zúčtování vezme celkové výdaje společnosti na IT a rozloží je napříč společností na základě počtu „obyvatel“, takže už není o čem polemizovat. To také nemá smysl.
4. Trvejte na návratnosti investic
Jistě, je krásné, když navrhovaný projekt sám o sobě vytváří pozitivní finanční návratnost investice. Ale jak se IT stalo všudypřítomným a univerzálním a je zakotveno ve všem, co podnik dělá, morálka příběhu o návratnosti investic je taková, že starý způsob uvažování o IT rozhodnutích se musí postavit na hlavu: Informační technologie již nejsou schvalovány případ od případu.
Co vyžaduje schválení případ od případu, jsou situace, kdy děláte věci ručně. Automatizace je to, co se předpokládá.
5. Definujte IT projekty z hlediska dodávky softwaru
Chcete recept na nefunkčnost podnikání/IT? Definujte projekty z hlediska dodávky softwaru, aby byla práce IT hotova ve chvíli, když software splňuje požadavky a specifikace.
Tímto způsobem, když si obchodní vedení stěžuje, že software nedělá to, co potřebuje, jste v perfektní pozici argumentovat, že dělá přesně to, co „podnik“ řekl, že by měl dělat, protože splňuje specifikace, ne?
Opět: IT se stalo všudypřítomným. To neznamená, že každý používá produkty IT. Znamená to, že každý, kdo používá produkty IT, přemýšlí v pojmech používání informačních technologií, aby jeho část podniku fungovala jinak a lépe.
6. Přidělte projektům sponzory
V kruzích projektového managementu je dobře známo, že každý projekt musí mít obchodního sponzora, jinak má malou šanci na úspěch. Ale chcete mít jistotu, že projekt selže? Přiřaďte jednoho.
Sponzoři – skuteční sponzoři, nikoli SINO („sponzoři pouze jménem“) – chtějí, aby jejich projekt uspěl, hluboko ve svém nitru, jsou ochotni riskovat, pokud je to nutné, aby se ujistili, že jejich projekty uspěly, a zveřejňují svá jména a reputaci, pokud jde o obchodní přínosy jejich projektů. Myslíte si, že někdo, kdo byl jako sponzor přidělen, bude dělat tyto věci? Ani já ne.
7. Zvyšte úsilí pro svou strategii cloud computingu
Cloud computing není strategie. Předpokládá závěr – že každá aplikace by měla být provozována v cloudu – namísto toho, aby se rozhodovalo o vaší technické architektuře.
Dobře definovaná technická architektura by měla být definována z hlediska služeb. Služby jsou to, co potřebujete. Jistě, cloud může být dobrý způsob, jak poskytovat některé z nich. Všechny? Možná ano, možná ne.
Přečtěte si také:
Podceňujete kyberbezpečnost a nerozvíjíte AI, stejně jako vaše lokální konkurence?
Je to staré pravidlo: Forma následuje funkci. IT služby jsou funkce. Cloud je jednou z forem, které mohou mít některé z vašich potřebných služeb.
8. Buďte agilní. Jděte offshore. Nejlépe obojí najednou
Pro agilní metodiky toho hovoří hodně. Jedním z předpokladů úspěchu je vysoká míra neformálního zapojení uživatelů, aby byly úpravy kurzu časté a drobné, vývojáři viděli pokrok každý den a testování [míry] přijetí uživateli bylo na denním pořádku.
Pro offshore hovoří jedna věc: nižší hodinová cena práce. Nestačí jakákoli možnost vysoké úrovně neformálního zapojení uživatelů, na které závisí agilita. Zkombinujte rozdíl 12 časových pásem, jazykové bariéry, kulturní propast a interakce omezené na to, co lze zvládnout pomocí webových konferencí, a agilita se stane docela náročnou záležitostí.
Je možné, aby to fungovalo, ale není to pro slabé povahy a rozhodně to není pro IT organizace, které jsou agilními nováčky.
Chcete být agilní? Chcete jít offshore? Vyberte si jedno z toho.
9. Přerušujte přerušení přerušeními
Dalším krokem k zaručenému selhání IT je trvat na tom, aby každý vykonával multitasking. Koneckonců, je to velmi žádoucí schopnost, že?
Špatně. Multitasking ve skutečnosti dosahuje snížení produktivity a kvality při současném zvýšení stresu ve snaze udělat více.
Kdykoli budete v pokušení někoho požádat, aby přestal s tím, co dělá, aby mohl pracovat na něčem jiném, pamatujte: Lidé nezvládnou dělat více věcí najednou. To nejlepší, co mohou udělat, je přecházet z jednoho úkolu do druhého. Pokaždé, když tak učiní, ztrácejí čas přepínáním mentálních převodů. Čím více soustředění úkol vyžaduje, tím více času ztrácejí, když musejí.
Chcete, aby IT namísto toho uspělo? Nechte lidi dokončit to, na čem pracují, než se pustí do něčeho jiného.
10. Žonglujte mezi spoustou projektů
IT nikdy nemá dost zaměstnanců na to, aby zvládli vše, co všichni chtějí, takže prostě dává smysl udělat vše, co je ve vašich silách, abyste to přesto splnili tím, že spustíte spoustu projektů a přesouváte mezi nimi zaměstnance tam a zpět.
Pokud tedy chcete, aby všechny projekty trvaly mnohem déle, stály mnohem více a přinášely nestandardní výsledky.
Pokud chcete, aby si IT vybudovalo dobrou pověst, zaveďte toto pravidlo: Každý projekt, který se spustí, bude plně obsazený, přičemž „plně obsazený“ znamená, že projekt nikdy nebude čekat, až bude k dispozici člen týmu, aby na něm mohl pracovat.
Udělejte to takhle a každý projekt skončí dříve, než by skončil jakýkoli projekt, kdybyste se všemi žonglovali [mezi projekty].
11. Zlikvidujte „stínové IT“
Není pochyb o tom, že když obchodní oddělení spustí své vlastní IT iniciativy, mohou se dít špatné věci. To by se mohlo zdát jako přesvědčivý argument, proč tomu zabránit, ale vypráví to jen třetinu příběhu. Druhá třetina: Obchodní oddělení se zapojují do svépomocných pokusů, protože IT nemá dostatek zaměstnanců na řešení (obvykle) drobných obchoních problémů, které stínové IT přebírá. Což staví IT do nepříjemné pozice, kdy nutí obchodní oddělení dělat vše v Excelu, i když jsou k dispozici lepší alternativy.
To je ta druhá třetina. A třetí třetina? Hodně štěstí při pokusu o potlačení stínového IT. Je strašně těžké vůbec odhalit obchodní využití cloudových aplikací. A pokud se IT podaří potlačit stínové IT? S největší pravděpodobností se funkce, kterým IT brání, stane pro nějaký jiný projekt důvodem nekontrolovaného růstu.
12. Říkejte ne nebo ano bez ohledu na žádost
Posledním a nejlepším způsobem, jak zajistit selhání IT, je říci ne nebo ano bez ohledu na požadavek. Řekněte ne a poškodíte své vztahy. Řekněte ano a dáváte sliby, které nemůžete dodržet, protože vy a všichni ostatní už máte všechen svůj čas plně rezervovaný, protože vždy říkáte ano.
Správná odpověď, pokud místo toho chcete uspět, je: „To dokážeme. Tady je to, co to bude vyžadovat."
Existuje nedotknutelné pravidlo správy požadavků, ať už jde o změnu rozsahu projektu, softwarové vylepšení nebo poskytnutí tabletu někomu, kdo nemá naplánováno, aby jej dostal: nic není zadarmo.
Neříkejte ne. Neříkejte ano. Vysvětlete, co musíte udělat, abyste uspokojili požadavky. To, co bude následovat, bude spíše rozhovor než hádka.
A to je mnohem lepší.
CIO Business World si můžete objednat i jako klasický časopis (v tištěné i v digitální podobně) Věnujeme se nejnovějším technologiím a efektivnímu řízení podnikové informatiky. Přinášíme nové ekonomické trendy a analýzy a zejména praktické informace z oblasti podnikového IT se zaměřením na obchodní a podnikatelské přínosy informačních technologií. Nabízíme možná řešení problémů spojených s podnikovým IT v období omezených rozpočtů. Naší cílovou skupinou je vyšší management ze všech odvětví ekonomiky.
Chcete si článek dočíst?
Tento článek je exkluzivní obsah pouze pro odběratele našeho newsletteru.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU