När Raseborgs stad bildades blev det nya stadsarkivet eftersatt. I dag finns det utspritt på flera ställen och har endast en anställd som sköter det.
Ändå är det en lokalhistorisk pärla som gott kunde utnyttjas mer optimalt.
Kung i källaren
I källaren under Ekenäs stadsbibliotek är det svalt och skönt.
Temperaturen och luftkonditioneringen är också av högsta vikt för att pappersdokumenten i Raseborgs stadsarkiv ska må bra.
Här finns böcker och häften och pärmar i långa rader i utdragbara hyllor. I denna de kommunala minnenas guldgruva håller Martin Josefsson ordning.
Han är Raseborgs enda heltidsanställda arkivsekreterare och grovt uppskattat basar han över fem hyllkilometer med främst kommunala dokument.
Omfattar en betydande era
- Här finns dokument ända från 1730-talet, då börjar det ordentligt, fast det nog också finns något smått material från 1500-talet, berättar Martin Josefsson.
I dag kommer det i en jämn ström in material från de olika avdelningarna inom Raseborgs kommun.
Bland annat arkiveras löneuppgifterna månatligen för de över 1000 anställda.
- Det är inte bara kommunens dokument som finns här, utan också föreningars arkiv och till och med privatpersoners och företags efterlämnade dokument.
Utspritt på flera orter
Kärnan i stadens arkiv finns i samma byggnad, Ekenäs stadsbibliotek, men ändå långt ifrån allt.
När kommunerna Karis, Pojo och Ekenäs slogs samman till kommunen Raseborg, förenades också arkiven, åtminstone administrativt.
I praktiken ligger de gamla arkiven ändå kvar på sina gamla platser.
- Här i huvudarkivet finns det kanske 1,2 hyllkilometer dokument, i Pojo finns det ännu kvar 1,4 hyllkilometer. Och så finns det i Leira, där är kring 900 meter, men de är inte helt fyllda. På Ekåsen-området finns det några hundra meter, liksom i Karis stadshus och kanske ännu på något ställe som jag inte känner till i det här skedet, räknar Martin Josefsson upp.
I praktiken betyder det här att kommunen också betala hyra för förvaringen av sitt eget arkiv. Det är till exempel fallet i Pojo, där arkivet aldrig flyttat bort från det tidigare kommunhuset.
Kunskapen finns, men resurserna räcker inte till
Kan man säga att kommunsammanslagningen inte riktigt utsträckt sig till att omfatta stadsarkivet?
- Jo det kan man nog, men det här med arkiv är nog en väldigt trög grej. Det är lagarna som berättar i första hand vad som ska göras. Ska man göra mycket utanför det som lagarna kräver, blir det ju dyrt, säger Martin Josefsson.
Enligt honom skulle det finnas jobb för tio personer i tio år utan att de blev sysslolösa, om man gick in för att förädla dokumenten och uppdatera arkivförteckningarna.
Men trots att stadsarkivet är utspritt på flera ställen, säger Martin Josefsson ändå att materialet är dokumenterat via förteckningar och att det finns ett system som gör att inget glöms bort.
Han påpekar att det alltid också finns risker med att förvara information: en hårddisk kan paja och det har till och med hänt att arkiv brunnit upp.
Inget är alltså hundra procent säkert.
- Ofta är det det organisatoriska som inte riktigt räcker till. Kunskapen om hur man borde göra finns nog, men sen är det det praktiska och pengarna som inte räcker till.
Kunde utnyttjas mer
Josefsson kan hålla med om att arkivet inte haft högsta prioritet då det gäller att dela på resurserna.
- Hur beslutsfattarna sedan prioriterar är ju en sak, men nog skulle det kunna vara fler än en person på fem kilometer hyllmaterial. Arkivet är en resurs som skulle kunna utnyttjas och ge mer livskvalitet åt medborgarna.
År 2017 tippade Martin Josefssons företrädare Elisabeth Wahlström i en intervju i tidningen Västra Nyland, att servicen kanske kunde komma att naggas i kanterna då det var dags för henne att gå i pension.
Med facit på hand gick det inte fullt så illa.
Individuell betjäning
I första hand finns arkivet till för att betjäna kommunen internt.
Men också invånare, forskare och folk som jobbar med lokala projekt eller privatpersoner intresserade av familjens historia har tillgång till samlingarna.
Ofta får arkivsekreteraren vara lite av en lyssnare och psykolog när han hjälper folk att hitta rätt bland handlingarna.
Här gäller det att vara noga med vilken information som kan ha restriktioner samt med tystnadsplikten.
För den som vill ta del av en handling är det bra att vara så specifik som möjligt i sin begäran.
Det är också bra att informera arkivsekreteraren när man är klar så att dokumenten hittar tillbaka till sin rätta plats.
Förstås bör man också vara försiktig med materialet eftersom det ska finnas tillgängligt för kommande generationer.
Martin Josefsson säger att han oftast brukar skapa sig en uppfattning om hurdan kund det handlar om redan i kontaktskedet.
Digitalisering lär dröja
Särskilt optimistisk är Raseborgs arkivsekreterare Martin Josefsson inte när det kommer till en digitalisering av hela arkivet.
Också det här är en resursfråga.
Först ska någon (läs arkivsekreteraren) ta initiativ till en digitalisering, sedan ska det finnas någon som leder projektet och så ska alla dokument köras igenom en arkmatare.
Det här kan vara arbetsdrygt om det rör sig om tjocka luntor, sprött papper, små handskrivna kort eller hopnitade pappersbuntar.
Bidrag från någon stiftelse kunde hjälpa en bit vägen och även privata företag har varit i kontakt och erbjudit sina tjänster.
Men den typen av tjänster, att skanna dokument rakt av, lämpar sig enbart för vissa typer av dokument.
Istället får man satsa på att digitalisera det material som skapas nu, efter hand.
Martin Josefsson är också i färd med att bygga upp ett arkivsystem för det här materialet, vid sidan av jobbet med de dagliga kundkontakterna.
- Det vore ju idealet om det mesta var inskannat, men om det finns fem kilometer med hyllor så det är ju miljontals ark, konstaterar Martin Josefsson.