Инструкции по информированию о нарушении

1.  Введение – что такое информирование о нарушении и почему это важно?
Цель нашей организации – это прозрачность и высокий уровень деловой этики.

Наш канал для информирования о нарушениях позволяет конфиденциально сообщать предприятию о подозрениях на ненадлежащее поведение. Это важное средство для минимизации рисков и сохранения доверия к нашей деятельности, позволяющее вовремя обнаружить возможное ненадлежащее поведение и принять соответствующие меры.

Любой человек может открыто или анонимно сообщить о нарушении.

2.  Когда следует сообщать о нарушении?

Канал для информирования о нарушениях можно использовать для того, чтобы сообщать нам о большой опасности, грозящей отдельным лицам, нашему предприятия, обществу или окружающей среде.

Ссылаться можно только на существенные нарушения, касающиеся следующего:

• бухгалтерский учет, внутренний контроль бухгалтерского учета, вопросы аудита, борьба с взятками, банковскими или финансовыми преступлениями либо
• прочие существенные нарушения законов, касающиеся жизненных интересов предприятия или концерна либо жизни или здоровья отдельных лиц, например, серьезные экологические преступления, большие недочеты, связанные с безопасностью рабочего места, и тяжкие формы дискриминации или травли. С вопросами, связанными с неудовлетворенностью рабочим местом, и тому подобными вопросами сотрудников просят обращаться к своему непосредственному начальнику.

Для того чтобы выразить подозрение, у лица, сообщающего о нарушении не должно быть неоспоримых доказательств. И все же умышленное предоставление ложной или злонамеренной информации запрещено. Злоупотребление возможность информирования о нарушении является серьезным дисциплинарным проступком.

3.  Как сообщить о нарушении?

Для того чтобы привлечь внимание к проблеме, есть разные способы:

• 1. Связаться с кем-нибудь из руководителей предприятия.
• 2. Отправить анонимное или конфиденциальное сообщение команде по работе с сообщениями о нарушениях через канал для информирования о нарушениях.

Мы призываем всех, кто делится своими подозрениями, делать это открыто. Все поступившие сообщения рассматриваются конфиденциально. Желающим остаться анонимами мы предлагаем канал для анонимного информирования. Администрированием канала для информирования о нарушениях, позволяющего передавать анонимные сообщения, занимается внешний поставщик услуг WhistleB. Все сообщения шифруются. Для обеспечения анонимности отправителя сообщение WhistleB удаляет все метаданные, в том числе IP-адреса. Отправитель сообщения остается анонимным, в том числе в следующем диалоге с ответственными лицами, принимающими сообщение.

4.  Процесс расследования

КОМАНДА ПО РАБОТЕ С СООБЩЕНИЯМИ О НАРУШЕНИЯХ
Доступ к сообщениям, полученным через канал для информирования о нарушениях, имеют только определенные лица, имеющие право заниматься случаями информирования о нарушениях. Их действия регистрируются, и рассмотрение случаев происходит в условиях конфиденциальности. При необходимости к процессу расследования могут привлекаться люди, обладающие специальными знаниями. Эти люди имеют доступ только к данным, имеющим отношение к делу, и их также связывает обязанность соблюдать конфиденциальность.

Если человек задает волнующий его вопрос непосредственно своему начальнику или обращается лично к команде по работе с сообщениями о нарушениях, то сообщение рассматривается в соответствии с настоящими инструкциями.

ПРИЕМ СООБЩЕНИЯ
При получении сообщения команда по работе с сообщениями о нарушениях решает, принимает ли она сообщение или отказывается от него. Если сообщение принимается, то применяются соответствующие меры по расследованию, см. ниже раздел «Расследование».

Команда по работе с сообщениями о нарушениях может отказаться принимать сообщение, если

• утверждаемое поведение не является таким, о котором следует сообщать на основании настоящих указаний по информированию о нарушениях;
• сообщение составлено не в соответствии с принципом добросовестности или носит злонамеренный характер;
• для дальнейшего расследования недостаточно информации;
• сформулированный в сообщении вопрос уже решен.

Если сообщение содержит проблемы, не охваченные данными указаниями по информированию о нарушениях, то команда по работе с сообщениями о нарушениях должна принять соответствующие меры по решению проблемы.

Команда по работе с сообщениями о нарушениях отправляет соответствующую обратную связь в течение 3 (или максимум 6) месяцев с даты получения сообщения.

Не включайте чувствительную личную информацию о ком-то, если это не требуется для описания волнующего вас вопроса.

РАССЛЕДОВАНИЕ
Ко всем сообщениям относятся серьезно и рассматривают их в соответствии с настоящими указаниями по информированию о нарушениях.

• Никто из команды по работе с сообщениями о нарушениях или участников процесса расследования не пытается установить личность сообщившего о нарушении.
• Команда по работе с сообщениями о нарушениях может при необходимости задать дополнительные вопросы через канал, предназначенный для анонимного общения.
• Информацию не изучает кто-то, кто мог бы быть участником расследуемого ненадлежащего поведения или связан с ним.
• Команда по работе с сообщениями о нарушениях решает, необходимо ли и каким образом расширять сообщение о нарушении.
• Причастные к делу рассматривают сообщения о нарушениях в условиях соблюдения конфиденциальности.

ЗАЩИТА ЛИЦА, СООБЩАЮЩЕГО О НАРУШЕНИИ, В СЛУЧАЕ НЕ АНОНИМНОГО СООБЩЕНИЯ
Человеку, который в соответствии с этими указаниями выражает искреннее подозрение или озабоченность, не угрожает потеря рабочего места, какие-либо санкции и другие неблагоприятные для него последствия. Не важно, если сообщающий о нарушении ошибется, при условии, что он действует в соответствии с принципом добросовестности.

Сообщающего о нарушении не анонимно информируют о результатах расследования, учитывая приватность тех лиц, в отношении которых были выдвинуты обвинения, а также любые другие вопросы, связанные с конфиденциальностью.

В случае предполагаемых преступлений лицо информируется о том, что в ходе судебного производства может потребоваться раскрытие его личности.

Обработка персональных данных
Используемый нами канал для информирования о нарушениях может собирать персональные данные о лице, описанном в сообщении, об отправителе сообщения (если оно отправлено не анонимно) или о любом третьем лице, имеющем отношение к делу, чтобы расследовать обстоятельства проступка или неприемлемого поведения, которые классифицируются как таковое по нашему кодексу этики или внутренним правилам. Такая обработка основывается на нашей законной обязанности создать анонимный канал для информирования и заниматься его администрированием. В ходе обработки представляется описание, и факты доступны только компетентным и уполномоченным лицам, рассматривающим эту информацию конфиденциально. В соответствии с правовыми актами, связанными с защитой данных, вы можете воспользоваться своим правом на ознакомление с данными, исправление своих данных, представление возражений и ограничение обработки ваших персональных данных. В случае возникновения дополнительных вопросов или претензий вы можете подать ходатайство по адресу [email protected].

УДАЛЕНИЕ ДАННЫХ
Персональные данные, содержащиеся в сообщениях о нарушениях и документах расследований, удаляются после завершения расследования, за исключением случаев, когда персональные данные необходимо хранить в соответствии с действующим правом. Окончательно данные удаляются через 30 дней после окончания расследования. Заархивированные документы расследования и сообщения лиц, сообщающих о нарушениях, следует переводить в статус анонимных в соответствии с общим регламентом по защите данных.

Ответственный обработчик:
AS Ekspress Grupp, [email protected], отвечает за персональные данные, обрабатываемые каналом для информирования о нарушениях.

УПОЛНОМОЧЕННЫЙ ОБРАБОТЧИК:
WhistleB Whistleblowing Center Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm) отвечает за приложение для информирования о нарушениях; в том числе за обработку зашифрованных данных (например, сообщения, информирующие о нарушениях). WhistleB и ни один субпоставщик не может расшифровать и прочитать сообщения. Поэтому WhistleB и его субобработчики не имеют доступа к прочитываемому содержанию.

5.  Юридическое основание указаний по информированию о нарушениях

Указания основываются на общем регламенте ЕС по защите персональных данных, на директиве ЕС о защите лиц, сообщающих о нарушениях, и на внутренних законах, рассматривающих информирование о нарушениях.

6.  Передача персональных данных за пределы ЕЭЗ

Данные хранятся в Европейском союзе. Действует общий запрет на передачу персональных данных за пределы Европейской экономической зоны (ЕЭЗ), за исключением случаев, когда для защиты данных используются специальные механизмы.