Почему срываются сроки
Среди частых причин, которые мешают успеть к дедлайну:
- нереалистичный срок, отведенный на работу;
- перегрузка задачами;
- отсутствие продуманных шагов к достижению цели;
- проблемы с планированием;
- трудности с коммуникацией;
- задержка помощи от других отделов;
- привычка, что дедлайны ставят «с запасом»;
- непонимание приоритетности задач.
Таким образом, чтобы все успевать, нужно постараться устранить эти причины.
Как все исправить
1. Ставьте реалистичные дедлайныВсегда есть соблазн преувеличить свои возможности и отвести задаче меньше времени, чем она может потребовать. Если это срок для клиента, он будет выглядеть дополнительным конкурентным преимуществом. Если для себя – создаст ощущение того, что вы сможете взять больше проектов.
Частая ошибка заключается в том, что при планировании работ учитывается оптимистичный сценарий. В нем все обстоятельства складываются в вашу пользу: контрагенты и коллеги отвечают в тот же день, технические неполадки сразу устраняются, внезапных сторонних задач не возникает и т. д.
Будем честны сами с собой: так не бывает. Прогнозируя сроки на задачу, придерживайтесь ближе к пессимистичному сценарию. Сделаете раньше – тем лучше!
Если же нереалистичный дедлайн ставят извне, постарайтесь трезво оценить и высказать вероятность того, что он в самом деле будет выполнен. Аргументируя свою позицию, вы покажете заказчикам и руководству, что сделаете все возможное, но не хотите обманывать их ожидания.
2. Не планируйте впритыкДедлайн для клиентов не должен совпадать с внутренним дедлайном. Если презентация назначена на 20-е число, значит, все должно быть готово к 18-му. Два дня потребуются на согласования и репетицию презентации.
Людям свойственно заблуждаться, полагая, что они обязательно успеют все в срок. Такая уверенность ничем не подкреплена – это просто психологическая ловушка. Не становитесь жертвой этой иллюзии.
3. Не называйте ложные срокиСлышали шутку про дедлайны –
«сегодня» означает
«завтра», «до выходных» – «в понедельник» и т. п.? Вот она, еще одна причина срыва сроков. Мы настолько привыкли, что названный срок не совпадает с реальным, что это кажется нам естественным.
Придется использовать весь свой авторитет и принципиальность, чтобы показать подчиненным: дедлайн – это железно. 18-го – это 18-го до 18:00, а не в 00:01 19-го. Расскажите, какие последствия будут у тех, кто нарушит сроки.
Пусть вас считают суровым руководителем, зато у клиентов не будет с вами проблем. Исключением может стать оговоренный перенос дедлайна, но об этом ниже. Настолько же строгими стоит быть и с самими собой: обещали заказчику до выходных – отправляйте до конца рабочей пятницы. Не получается? Смотрите пункт 1.
4. Ставьте промежуточные дедлайныЕсли проект включает много шагов, начните с планирования дедлайнов по каждому из них. Учитывая пессимистичные сценарии и пытаясь их состыковать, вы поймете, как опрометчиво было бы называть общий срок сразу.
Комментарии 24